Desde noviembre de 2025 la STPS opera un protocolo específico de inspección en materia de subcontratación. La novedad para Recursos Humanos no es el REPSE en sí: es que la visita también se practica en la empresa beneficiaria del servicio, y con la próxima informativa cuatrimestral venciendo el 17 de septiembre de 2026.
El tema en una línea
La reforma en materia de subcontratación publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de abril de 2021 prohibió la subcontratación de personal y dejó permitida únicamente la prestación de servicios especializados o la ejecución de obras especializadas, siempre que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de quien los recibe, y siempre que el prestador cuente con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social: el REPSE.
Cinco años después, la mayoría de las áreas de RH ya sabe pedir la constancia de REPSE al proveedor. Lo que muchas no tienen resuelto es la otra mitad del expediente: el contrato escrito, los acuses de las informativas cuatrimestrales, la vigilancia de la renovación trienal del registro y la evidencia documental que la propia empresa contratante debe exhibir cuando llega el inspector.
Por qué esto cambió de nivel en 2026
El 24 de noviembre de 2025 la STPS dio a conocer el Protocolo de Inspección en Materia de Subcontratación, que ordena y estandariza la actuación de los inspectores federales del trabajo en este régimen. El protocolo contempla tres vías de actuación:
- Visitas de comprobación de datos del REPSE, para verificar que la información con la que se obtuvo el registro sigue siendo real.
- Inspecciones específicas en materia de subcontratación, dirigidas tanto a la contratista como a la beneficiaria.
- Inspecciones ordinarias de condiciones generales de trabajo, seguridad e higiene y capacitación, con énfasis en el componente de subcontratación.
El punto que conviene subrayar en una junta de dirección: el inspector no solo va al proveedor. En el centro de trabajo de la empresa que recibe el servicio, la autoridad verifica que las actividades que realmente ejecuta el personal externo correspondan al objeto especializado registrado y no invadan la actividad preponderante de la contratante; que el personal esté identificado de forma diferenciada (gafete, uniforme, código); que el número de personas coincida con lo pactado en el contrato; y que exista capacitación vinculada a las funciones especializadas. En la contratista, además, el inspector entrevista a las personas trabajadoras sobre sus actividades, su salario y forma de pago, quién es su patrón, su jornada y el reparto de utilidades.
Quién responde de qué: contratista y contratante no tienen las mismas obligaciones
| Obligación | Contratista (proveedor) | Contratante (beneficiaria) | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Registro REPSE vigente | Obtenerlo y mantenerlo | Verificarlo antes de contratar y durante toda la vigencia | Arts. 13 y 15 LFT |
| Contrato por escrito con objeto del servicio y número aproximado de trabajadores | Suscribirlo | Suscribirlo y conservarlo | Art. 14 LFT |
| Informativa cuatrimestral ICSOE (IMSS) | Presentarla | Solicitar y resguardar el acuse | Art. 15-A LSS |
| Informativa cuatrimestral SISUB (Infonavit) | Presentarla | Solicitar y resguardar el acuse | Art. 29 Bis Ley del Infonavit |
| Documentación fiscal y de seguridad social (CFDI de nómina, cuotas IMSS e Infonavit, IVA) | Entregarla | Obtenerla y conservarla para deducir y acreditar | Art. 27, fr. V LISR y art. 5, fr. II LIVA |
| Obligaciones laborales del personal externo | Cumplirlas como patrón | Responsable solidaria si la contratista incumple | Art. 14, último párrafo LFT |
La última fila es la que suele sorprender: aunque el patrón formal sea el proveedor, la empresa beneficiaria responde solidariamente frente a las personas trabajadoras cuando la contratista incumple sus obligaciones laborales. No es una responsabilidad que se pueda pactar en contrario en el contrato de servicios.
Lo que la ley exige (y lo que no)
- Sí exige REPSE cuando el proveedor pone trabajadores propios a disposición de la empresa contratante para prestar un servicio especializado. Ese es el supuesto que activa el régimen.
- No exige REPSE para toda contratación con terceros. Una compraventa de bienes, o un servicio que se presta sin poner personal a disposición del beneficiario, no cae automáticamente en el régimen. La pregunta correcta no es “¿le pago a un proveedor?”, sino “¿hay personal ajeno trabajando en beneficio y bajo el ámbito de mi operación?”.
- Sí permite la contratación de servicios especializados entre empresas del mismo grupo empresarial, siempre que sean efectivamente especializados y la prestadora cuente con registro. Es un error frecuente asumir que las operaciones intragrupo quedan fuera.
- No convalida nada el hecho de tener REPSE si el servicio contratado coincide con el objeto social o la actividad preponderante de la beneficiaria: el registro no legaliza un esquema que la ley prohíbe.
- No basta con el registro sin contrato escrito. El artículo 14 de la LFT exige que la contratación conste por escrito, con el objeto de los servicios y el número aproximado de personas trabajadoras que participarán.
- No es indefinido el registro: tiene vigencia de tres años contados desde la inscripción en el padrón, y debe renovarse.
Las dos fechas que más se olvidan
1. La renovación trienal del registro
Conforme al Acuerdo que modificó las Disposiciones de carácter general del REPSE, publicado en el Diario Oficial de la Federación en febrero de 2024, la renovación debe tramitarse dentro de los tres meses anteriores a la fecha en que concluye la vigencia del registro. La plataforma se habilita en ese periodo y se cierra al vencer. Al solicitarla, el prestador debe estar al corriente de sus obligaciones fiscales y de seguridad social, y la STPS cuenta con 20 días hábiles para resolver.
Quien no renueva dentro del plazo es dado de baja del padrón y su registro se cancela: tiene que iniciar un trámite de registro nuevo desde cero. Para la empresa contratante esto significa algo muy concreto: durante la ventana en que el proveedor está sin registro, los pagos por ese servicio quedan expuestos a que no sean deducibles ni acreditables.
2. Las informativas cuatrimestrales ICSOE y SISUB
El prestador de servicios especializados debe informar sus contratos al IMSS (plataforma ICSOE) y al Infonavit (SISUB) a más tardar el 17 de enero, el 17 de mayo y el 17 de septiembre de cada año, respecto del cuatrimestre correspondiente. La próxima fecha límite es el 17 de septiembre de 2026, por los contratos del cuatrimestre mayo–agosto.
El acuse de esas informativas es uno de los documentos que el Protocolo de Inspección enlista expresamente. Si su empresa contrata servicios especializados, el acuse del proveedor debería estar en el expediente antes de que llegue el inspector, no después.
Riesgos si no se cumple
- Laboral (STPS): el artículo 1004-C de la LFT sanciona con multa de 2,000 a 50,000 veces la UMA a quien realice la subcontratación de personal prohibida por el artículo 12, así como a quien preste servicios especializados sin contar con el registro correspondiente. Con el valor de la UMA vigente en 2026 —$117.31 pesos diarios— el rango equivale aproximadamente a $234,620 y $5,865,500 pesos.
- Seguridad social (IMSS): omitir la información del artículo 15-A de la Ley del Seguro Social se sanciona con multa de 500 a 2,000 veces la UMA (arts. 304-A, fr. XXII y 304-B, fr. V), es decir, del orden de $58,655 a $234,620 pesos. El Infonavit tiene su propio régimen sancionador por la omisión del SISUB.
- Fiscal (SAT): sin la documentación del artículo 27, fracción V de la LISR y del artículo 5, fracción II de la LIVA, el gasto no es deducible y el IVA no es acreditable. A ello se suman las multas del Código Fiscal de la Federación por incumplir la obligación de informar (arts. 81, fr. XLV y 82, fr. XLI), del orden de $150,000 a $300,000 pesos por cada obligación omitida, montos sujetos a actualización.
- Operativo: desde 2025 el SAT ha enviado cartas invitación a empresas que dedujeron servicios de proveedores con REPSE cancelado o inactivo, con riesgo de restricción temporal del certificado de sello digital —lo que en la práctica impide facturar.
- Contingencia laboral directa: si en un juicio se acredita que existió puesta a disposición de personal disfrazada de servicio especializado, el beneficiario puede ser reconocido como patrón real, con todas las consecuencias de antigüedad, prestaciones y seguridad social que ello implica.
Checklist de cumplimiento para RH
- Inventariar todos los contratos vigentes con terceros e identificar en cuáles hay personal ajeno prestando servicios dentro de la operación de la empresa.
- Clasificar cada uno: ¿es un servicio especializado ajeno al objeto social y a la actividad preponderante, o es puesta a disposición de personal encubierta? Documentar el razonamiento.
- Verificar el REPSE de cada proveedor en el padrón público de la STPS y registrar la fecha de vencimiento de cada registro en el calendario de RH o de compras.
- Confirmar que cada relación esté soportada por contrato escrito con el objeto del servicio y el número aproximado de trabajadores, conforme al artículo 14 de la LFT.
- Solicitar y archivar cada cuatrimestre los acuses de ICSOE y SISUB del proveedor, con recordatorio para los cortes del 17 de enero, 17 de mayo y 17 de septiembre.
- Recabar mensualmente la documentación fiscal y de seguridad social del personal que prestó el servicio (CFDI de nómina, pago de cuotas IMSS e Infonavit, declaración y pago de IVA).
- Diferenciar visiblemente al personal externo con gafete, uniforme o código, y evitar que reciba órdenes directas de mandos de la empresa contratante.
- Revisar que las actividades reales del personal externo coincidan con el objeto especializado registrado y con lo escrito en el contrato: la inspección compara los tres.
- Incluir en el contrato cláusulas de entrega mensual de documentación, de aviso inmediato ante cualquier cambio o cancelación del REPSE, y de indemnización por incumplimiento.
- Armar un expediente único por proveedor —constancia de REPSE, contrato, acuses ICSOE/SISUB, comprobantes fiscales y listas de personal— y mantenerlo disponible en el centro de trabajo, no solo en las oficinas corporativas.
Recomendación general
Durante los primeros años del régimen, el esfuerzo de cumplimiento se concentró en un solo acto: pedirle al proveedor su constancia de REPSE al momento de firmar. El Protocolo de Inspección de 2025 traslada el foco a algo distinto y más exigente: la coherencia sostenida en el tiempo entre lo que dice el registro, lo que dice el contrato y lo que efectivamente ocurre en el piso de operación.
Esa coherencia no se improvisa el día de la visita. Se construye con un expediente vivo por proveedor y con dos alarmas en el calendario: la de la renovación trienal y la de los cortes cuatrimestrales. Para la mayoría de las empresas, revisar hoy ese expediente cuesta considerablemente menos que discutir después una multa en UMA o una deducción rechazada.
Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal para un caso concreto. La aplicabilidad del régimen de servicios especializados depende de las circunstancias particulares de cada empresa y de cada contrato. Se recomienda consultar a un abogado laboralista antes de tomar decisiones basadas en este contenido.
Fuentes: Decreto por el que se reforman diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo, de la Ley del Seguro Social, de la Ley del Infonavit, del Código Fiscal de la Federación, de la Ley del ISR y de la Ley del IVA en materia de subcontratación laboral, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de abril de 2021 (arts. 12, 13, 14, 15 y 1004-C de la LFT); Acuerdo que modifica las Disposiciones de carácter general para el registro de personas físicas o morales que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas a que se refiere el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, publicado en el DOF en febrero de 2024; Protocolo de Inspección en Materia de Subcontratación de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, dado a conocer el 24 de noviembre de 2025; artículos 15-A, 304-A y 304-B de la Ley del Seguro Social; artículo 29 Bis de la Ley del Infonavit; artículo 27, fracción V de la LISR y artículo 5, fracción II de la LIVA; valor de la UMA vigente a partir del 1 de febrero de 2026 publicado por el INEGI ($117.31 diarios).
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