Cómo levantar correctamente un acta administrativa para que tenga validez legal

Sin embargo, cuando se redacta de forma deficiente o arbitraria, puede perder toda validez legal e incluso convertirse en un elemento de riesgo en caso de un conflicto laboral.

Por eso, como empresario o patrón, es fundamental que conozcas cómo elaborar correctamente un acta administrativa, de manera que cumpla con los requisitos legales y sea realmente útil para acreditar los hechos en caso necesario.

¿Qué es un acta administrativa?

Es un documento interno en el que la empresa deja constancia de un acontecimiento relacionado con la conducta de un trabajador. Su objetivo es servir como antecedente escrito de faltas que, de repetirse o acumularse, pueden derivar en sanciones mayores o incluso en la rescisión de la relación laboral conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT).

Requisitos básicos de un acta administrativa válida

Para que el acta tenga valor legal, debe redactarse con seriedad, objetividad y precisión. Estos son los elementos esenciales:

1. Encabezado con datos generales:

   • Nombre de la empresa.

   • Nombre y puesto de quien la levanta.

   • Lugar, fecha y hora de elaboración.

   • Nombre y puesto del trabajador involucrado.

   • Nombre y puesto de testigos (no deben ser administradores ni gerentes o supervisores)

2. Descripción clara de los hechos:

   • Señalar de manera objetiva lo ocurrido con circunstancias precisas de tiempo, modo y lugar (Qué, cómo, cuándo  y dónde).

   • Evitar juicios de valor, calificativos o redacciones ambiguas.

   • Incluir, de ser posible, hora, lugar y personas presentes en los hechos o citar imágenes o videograbaciones anexando impresiones de estas.

3. Fundamento en normas internas:

   • Relacionar la conducta con el reglamento interior de trabajo, políticas de la empresa o la LFT.

   • Esto ayuda a demostrar que la empresa no actúa de manera arbitraria, sino conforme a reglas conocidas.

4. Derecho de audiencia al trabajador:

   • Es indispensable otorgar la oportunidad al trabajador de manifestar lo que a su derecho convenga.

   • Puede hacerlo por escrito en el mismo documento o de viva voz, quedando registrado en el acta.

   • Si el trabajador se niega a firmar, debe asentarse la negativa y recabar la firma de dos testigos en acta adicional.

5. Firmas correspondientes:

   • La del trabajador (si acepta firmar).

   • La de quien elabora el acta (ej. jefe inmediato o recursos humanos).

   • Al menos dos testigos trabajadores de rango operativo que acrediten la veracidad del documento.

Errores comunes que invalidan un acta administrativa

• Usar redacciones subjetivas como “el trabajador mostró mala actitud” en lugar de hechos verificables.

• No permitir que el trabajador exprese su versión.

• Carecer de testigos o firmas necesarias o utilizar como testigos superiores jerarquicos o gerentes y administradores.

• No fundamentar la conducta en el reglamento de trabajo o que este no este registrado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral o la ley.

• Fabricar actas con fines de hostigamiento o presión, lo que puede convertirse en una práctica ilegal y riesgosa.

Recomendaciones finales

Recuerda que las actas administrativas deben usarse como un mecanismo preventivo y de orden, no como un arma de intimidación contra los trabajadores. Un acta bien elaborada servirá como respaldo en caso de una demanda por despido injustificado, pero también como un canal de comunicación que refuerce la disciplina y la transparencia dentro de la empresa.

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